Las investigaciones internas forman parte integral de la gestión organizacional de las compañías, cuyo objetivo es la determinación de la ocurrencia de irregularidades, malas conductas o incumplimientos dentro de la empresa. A través de las investigaciones internas, las empresas pueden ejercer su potestad disciplinaria, identificar riesgos y diseñar medidas de control de estos últimos, fortalecer la cultura de cumplimiento interno y mitigar la responsabilidad de la organización y/o su dirección.
La complejidad de estos procesos expone a las compañías a riesgos en múltiples dimensiones, en especial cuando estas no cuentan con personal idóneo y capacitado para desarrollar este tipo de gestiones, ni con una guía para tales efectos. No realizar una investigación – o realizarla de forma incorrecta – puede generar efectos adversos en aspectos económicos, laborales, penales, de protección de datos o reputacionales.
Sobre este punto, el pasado mes de julio, la Organización Internacional de Normalización (“ISO”) emitió la norma 37008, la cual, si bien no es obligatoria, pasa a ser una herramienta relevante para orientar la realización de investigaciones internas dentro de las organizaciones (la “Norma”). La Norma está dirigida a a las organizaciones, independiente de su tipo, tamaño, ubicación, estructura o propósito.
La Norma tiene como propósito establecer los principios aplicables a los procesos investigativos; apoyar las investigaciones; establecer políticas, procesos y normas para el desarrollo de una investigación; establecer criterios para comunicar los resultados; y una guía para la aplicación de medidas correctoras.
Los principios fundamentales establecidos en la Norma conforme a los cuales las empresas debieran realizar sus investigaciones internas son los siguientes:
- Independencia: Una investigación interna no debe estar influenciada o controlada por otras personas, eventos o incentivos en relación con el tema que se investiga.
- Confidencialidad: Todos los documentos e información recopilados en el contexto de una investigación deben tratarse y mantenerse de manera confidencial y sensible. Los documentos y la información recabada en el curso de una investigación sólo deben revelarse de ser necesario, y los investigadores deben conocer las leyes y requisitos aplicables.
- Competencia y profesionalismo: Una investigación interna debe ser realizada por investigadores que tengan habilidades, conocimientos, experiencia, actitud y capacidad profesional para garantizar la calidad de su trabajo.
Una investigación interna debe realizarse con integridad, equidad, veracidad, tenacidad, confianza, inteligencia emocional, buen juicio y diligencia, y ser completada de manera oportuna.
- Objetividad e imparcialidad: Una investigación interna debe estar libre de conflictos de intereses, realizarse objetivamente y basarse en evidencia fáctica. La investigación no debe verse influenciada por sentimientos, interpretaciones o prejuicios personales.
- Legalidad y legitimidad: Quienes establezcan o realicen una investigación interna deben identificar las leyes y regulaciones internas aplicables a la investigación para garantizar su legalidad.
La Norma establece también la importancia de que la administración de la empresa apoye el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua de las investigaciones internas, tanto desde la perspectiva de los recursos asignados como el compromiso con una investigación interna independiente, objetiva, imparcial y confidencial.
En relación con el desarrollo de la investigación – incluyendo su etapa previa y aquella posterior a su finalización – la Norma establece criterios de protección de la evidencia, bienestar de las personas involucradas en la investigación y prevención de represalias. Asimismo, establece la importancia de realizar un análisis preliminar del hecho o conducta objeto de la investigación, determinar el alcance de la investigación, planificar el proceso investigativo y actualizar dicha planificación de ser requerido en el curso del proceso, documentación de la evidencia recabada, preparación y desarrollo de las entrevistas a personas involucradas y testigos, preparación del informe de investigación y medidas posteriores al término de la investigación, incluyendo la aplicación de medidas disciplinarias.
La publicación de la Norma hace recomendable revisar y eventualmente ajustar los procedimientos y protocolos internos de investigación de las empresas y/o capacitar a los equipos encargados de llevarlas a cabo para alinearse con las buenas prácticas sobre estas materias contenidas en la Norma.
