La Comisión para el Mercado Financiero (“CMF”), con fecha 17 de noviembre de 2020, ha emitido la Norma de Carácter General N°450 (la “NCG 450”), mediante la cual se imparten una serie de instrucciones relacionados con la asistencia remota a las sesiones de directorios de sociedades anónimas abiertas, especiales y cerradas fiscalizadas por la CMF.
Conforme a lo dispuesto en la NCG 450, se autoriza para la participación remota en sesiones de directorio, todo sistema de transmisión y recepción bidireccional de sonidos, imágenes o información, que permita la interacción de los directores en tiempo real, de manera simultánea y permanente. Lo anterior, independiente si para dicha comunicación se emplea línea física, radioelectricidad, medios ópticos, sistemas electromagnéticos o de otra naturaleza.
Asimismo, la CMF dispuso lo siguiente:
- Que toda sociedad anónima debe contar con al menos un sistema que permita a los directores ejercer su derecho a asistir a las sesiones de directorio de manera remota. Ese sistema debe ser puesto a disposición de los directores, secretario del directorio o quien haga sus veces, sin costo para ellos. Lo anterior, independiente de que las sesiones se celebren de manera física, virtual o mixta.Para efectos del lugar de celebración de la sesión, debe entenderse por domicilio social, tanto el domicilio legal de la sociedad como aquel virtual conformado por la concurrencia de los distintos sistemas y medios que la sociedad haya puesto a disposición de los asistentes, conforme a lo dispuesto en la NCG 450.
- Corresponde al gerente general, o al secretario del directorio si la función hubiere sido delegada por éste en aquél, comunicar a cada director, con la debida antelación, la forma y horarios en que tales sistemas estarán disponibles para ese efecto, debiendo además proveerles de la información y documentación que los directores necesiten para efectuar sus deliberaciones y definiciones sobre todas y cada una de las materias que serán tratadas en la sesión respectiva, ya sea de manera física o electrónica.
- Corresponde al presidente, o quien haga sus veces, y al secretario del directorio certificar, para la sesión respectiva, (i) que el o los sistemas de asistencia remota estuvieron habilitados, permitiendo a todos los directores asistir y participar, así como estando comunicados durante toda la sesión de manera simultánea y permanente, y (ii) la identidad de quiénes emplearon tales sistemas para participar en la misma.
- Corresponde al presidente, o quien haga sus veces, y al secretario del directorio, consignar en el acta dicha certificación.
- Que las actas de directorio puedan almacenarse en medios físicos o digitales que garanticen su fidelidad e integridad, y que deben ser suscritas por todos los directores que asistieron a la sesión, mediante mecanismos que den certeza respecto a la autenticidad de las firmas de esos directores.Asimismo, la CMF reiteró la autorización para que las actas de directorio puedan ser firmadas de manera física o bien, mediante firma electrónica, sea esta simple o avanzada. Sin embargo, la CMF resolvió y clarificó que las firmas deben constar en un solo documento y debe firmarse en forma física o electrónica, no pudiendo algunos directores hacerlo de manera física y por otros con firma electrónica.
Finalmente, la NCG 450 deroga la Circular N°1.530[1], de fecha 9 de marzo de 2001, mediante la cual la CMF reguló las normas sobre participación de directores a sesiones por medios tecnológicos.
[1] Circular N°1.530, de fecha 9 de marzo de 2001, y que imparte normas sobre participación de directores a sesiones por medios tecnológicos (http://www.svs.cl/normativa/cir_1530_2001.pdf)
