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Apostilla, hacia una legalización más simple


A partir del 30 de agosto de este año, comenzará a operar en Chile la Convención de La Haya para Abolir el Requerimiento de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, conocida comúnmente como “Convención sobre la Apostilla”, por la cual se cambia la forma de legalizar documentos públicos extranjeros. Este tratado data del 5 de octubre de 1961, y en diciembre de 2015, Chile finalizó los trámites de ratificación del mismo. Para realizar esta implementación, en enero de 2014 se dictó la Ley 20.711 y en noviembre de 2015 el Decreto 81/2015, reglamento de dicha ley.

¿Qué es la Apostilla?

La Apostilla es una certificación que simplifica la forma mediante la cual se da fe de la autenticidad de los documentos públicos, sustituyendo el actual trámite de legalización de múltiples etapas por el otorgamiento de un único certificado denominado Apostilla.

En Chile, la Apostilla tendrá algunas características particulares: (i) será electrónica, es decir, será la certificación hecha mediante firma electrónica avanzada y su autenticidad podrá verificarse a través de un sistema de consulta en línea, (ii) será desconcentrada y descentralizada, por lo que las personas podrán concurrir a diferentes organismos y autoridades (individualizadas en el punto siguiente) en cada una de las regiones para apostillar sus documentos, y (iii) será gratuita.

Hay que señalar que la Apostilla solamente certifica la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento actuó y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento público esté revestido. La Apostilla no certifica el contenido del documento para el cual se expidió.

¿Quiénes pueden apostillar?

Las autoridades competentes para apostillar dependerán del tipo de documento del que se trate. Así, están autorizadas para apostillar (i) el Ministerio de Educación, (ii) el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, (iii) el Servicio de Registro Civil e Identificación, (iv) el Ministerio de Salud, y (v) el Ministerio de Relaciones Exteriores. En el caso de este último, se contempla una cláusula general de competencia para otorgar Apostillas, por lo que estará facultado para “expedir Apostillas respecto de todo documento público emitido por cualquier autoridad y que se autentifique mediante el sistema sobre el que se trata el reglamento” (Decreto 81/2015, artículo 7°).

¿Cómo funciona?

El principal objetivo es permitir que documentos otorgados por un Estado parte de la Convención de la Apostilla no deban ser sometidos al procedimiento de legalización tradicional de múltiples etapas. Así, la legalización es reducida a un trámite único, ya sea en Chile o en el exterior, dependiendo de dónde se haya emitido el documento. Esto se realizará mediante el otorgamiento de una Apostilla por la autoridad competente, lo que tiene como efecto que el documento se considere legalizado y deberá ser aceptado en todo país miembro de la Convención sobre la Apostilla.

La Apostilla está pensada para la legalización de documentos públicos. En el caso de documentos privados, es necesario realizar un trámite previo que le de naturaleza pública antes de poder apostillarlo. Por ejemplo, una orden médica es un instrumento privado, pero puede ser reconocido por el Ministerio de Salud, lo que le da un carácter público, y entonces puede ser apostillado.

Hay que tener presente que la Apostilla en sí misma no caduca. Por tanto, los documentos apostillados antes del 30 de agosto de 2016, tendrán plena validez en Chile a contar de esa fecha, siempre y cuando el documento en cuestión no expire por alguna otra razón.

¿Dónde funciona?

La Convención sobre la Apostilla tiene efecto solamente en países que han suscrito el mencionado instrumento, los que actualmente son 1121. Aunque la mayoría de los países miembros de la convención aceptan las Apostillas de todos los demás países, existen algunas excepciones. Hay países que han adherido con reservas y no aceptan las Apostillas de ciertos países miembros. Por ejemplo, Bélgica no reconoce las Apostillas otorgadas por República Dominicana, ni vice versa. En el caso de Chile no existen estas limitaciones.

Respecto de países que no sean miembros de la Convención sobre la Apostilla, se debe usar el procedimiento tradicional de múltiples etapas.

Apostilla de documentos públicos emitidos en países extranjeros para ser usados en Chile

Los documentos públicos otorgados en el extranjero, en un país adherido a la Convención sobre la Apostilla, no deberán ser legalizados en Chile. Una vez que hayan sido debidamente apostillados, podrán ser utilizados en Chile. Esto ha quedado expresamente regulado en el artículo 345 bis del Código de Procedimiento Civil, incorporado por la Ley 20.711, en donde se establece que bastará para su legalización que “respecto de ellos se ha otorgado apostillas por la autoridad designada por el Estado de que dimana dicho instrumento”.

Respecto de documentos públicos otorgados en países no adheridos a la Convención, deberá utilizarse el método tradicional de legalización de múltiples etapas.

Apostilla de documentos públicos emitidos en Chile para ser usados en otro país miembro de la convención

A excepción del Ministerio de Relaciones Exteriores, que tiene competencia común, las autoridades que apostillan en Chile tienen competencias acotadas. Cada una sólo puede apostillar cierto tipo de documentos. Así, se debe solicitar la pertinente Apostilla a la autoridad competente de acuerdo al tipo documento que se trate2, luego de lo cual el documento será válido para presentarlo ante cualquier autoridad de los demás países miembros de la Convención de la Apostilla.

Modelo de Apostilla chilena

El reglamento contempla la forma de la Apostilla chilena de acuerdo al siguiente modelo:

apostilla


1 Listado disponible en https://www.hcch.net/es/instruments/conventions/status-table/?cid=41
2 El detalle de qué autoridad puede apostillar qué documento está en el Decreto 81/2015.

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